6 puntos claves para una planeación efectiva de proyectos 

La evolución del LED, cómo utilizar adecuadamente la luz, ciclos circadianos y sistemas de control son algunos conceptos de las nuevas vertientes para gestionar proyectos de iluminación

¿Cuántos de nosotros hemos trabajado o charlado con grandes eminencias, vendedores y especificadores de la «Época Dorada» de éste medio?, ¿Cuántas veces comentaron de la importancia de la especificación de un producto en un proyecto de iluminación? Pero hoy en día nos preguntamos ¿La forma de especificar de hace 10, 20 o 50 años sigue siendo efectiva? ¿Planeamos un proyecto con el mismo proceso?

Éstas son algunas de las preguntas que nos seguimos planteando ante un proyecto de iluminación de acuerdo a las nuevas necesidades o retos que presentan los usuarios hoy en día.

Hace algunos años nos encontrábamos con proyectos donde las especificaciones de una luminaria tenían un peso importante, si no es que crucial, para ganar un proyecto. Un tornillo podía ser la diferencia mínima. Un estudio de iluminación con cálculos realizados a mano o a máquina de escribir hasta antes de la llegada de los primeros sistemas o programas para cálculos de iluminación, y por supuesto, la entrega física y documentada de todo el trabajo realizado.

En charla con el Gerente de Proyectos en Lumiance, el Ing. Juan Antonio Aguilar, nos menciona sobre la exigencia de sus directores por presentar un proyecto digno, con especificaciones de un solo producto que abarcaban casi una cuartilla y la presentación física de centenares de hojas hechas a máquina de escribir.

“Tener un error era mortal, fallar en un par de dígitos en los cálculos era rehacer tu proyecto, pero al ver éstos documentos en mi archivo personal, la satisfacción de haber ganado muchos de ellos con estos “bonches” de hojas y ver la evolución y la forma de presentar un proyecto hoy en día en Dialux o Visual, me ha hecho modificar mi forma de pensar y gestionar un proyecto. Ya no es lo mismo”.

Planear, dar un objetivo y presentar un proyecto de iluminación, ha dado un giro de 180°, por ello, es importante gestionarlo cuando se tiene bien definida una necesidad. 

Lumiance ha evolucionado sus procesos para desarrollar una Planeación Efectiva a cada uno de sus proyectos y poder presentar una solución a un problema, generar una necesidad secundaria y dar un servicio personalizado y puntual.

Por ello, presentamos 6 pasos claves para una Planeación Efectiva de Proyectos:

1. Identificación de una necesidad primaria.

Una necesidad es una carencia o escasez de algo, en éste caso de iluminación o un sistema de control. Por ello es de suma importancia identificar qué NO desea o qué NO requiere el cliente en su centro de trabajo y enfocarnos en lo que SI quiere. Ya que si presentamos una propuesta sin cubrir una “necesidad requerida” es sinónimo de no continuar con el proceso. 

2. Análisis de viabilidad del proyecto.

Su objetivo es analizar si la empresa debe o no invertir en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones puede tener más problemas que beneficios a la hora de realizarlo.

El análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:

  • Creación de un registro de seguimiento de proyectos.
  • Análisis previo del alcance del proyecto.
  • Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.
  • Análisis de plazos, coste y calidad.

Recordar que todo proyecto es importante siempre y cuando podamos cubrir con los tiempos y movimientos de nuestros clientes, por lo que si un proyecto no es viable, es mejor notificarlo que incurrir en gastos innecesarios.

3. Planeación objetiva del proyecto.

Ya identificada la necesidad y la viabilidad es vital definir los tiempos de cada proyecto. Planifica y prioriza tareas, asigna encargados, establece plazos de entrega y distribuye los recursos adecuadamente para tener un mejor control. Una falla en alguno de los puntos anteriores es tiempo valioso perdido, ya que día a día se reciben nuevos proyectos que atender y posibles ventas.

4. Ejecución y entrega del proyecto.

Es el despliegue del todo en Know How planeado, siempre y cuando se cuenten con todas las herramientas necesarias (Planos en CAD, datos de la energía, programa para cálculo de iluminación, Etc.). 

En caso de no contar con planos en CAD, Lumiance presta sus servicios para realizar el levantamiento de la zona o área de trabajo, por lo que éste puede llevarse un tiempo considerable y tiene que ser indicado al cliente, quien muchas veces no podrá esperar semanas por el cálculo. 

Lumiance utiliza Dialux Evo en su versión actual (8.2) para con ello poder representar gráficamente una simulación con las luminarias propuestas. Además, realiza todo el estudio de consumos energéticos, retorno de inversión, instalación y propuesta de sistema de control.

Es importante mencionar que el informe de resultados debe ser lo más conciso posible y con la información necesaria, ya que muchos de los clientes pueden perder la atención del objetivo del proyecto, y con ello perder el interés.

Hoy en día una cotización puede ser simple, no es necesario describir la características de un tornillo, un cable, entre otros; pero si es importante describir las características técnicas de tus productos. El mundo es digital. Digamos no al papel cuando no sea necesario.

5. Seguimiento y control del proyecto.

Es un sinónimo de “Servicio o Pre-Venta”. La atención personalizada al cliente es la clave del éxito. Muchas veces los proyectos presentan errores que tienen que ser atendidos de manera inmediata.

La mayoría de los proyectos en ésta etapa son detenidos por el mismo cliente, ya sea por temas como autorizaciones de dirección, presupuesto, desinterés e, inclusive, hasta olvidados. Por ello, la comunicación con el cliente es vital en ésta etapa.

El control puede darse de dos maneras:

Interno – Es aquella donde tenemos toda la responsabilidad de medir los avances y re-definir la viabilidad del proyecto con los recursos otorgados para lograrlo.

Externo –  Comunicación con el cliente o usuario final,  protección del proyecto ante la competencia, evaluación de los productos competentes a nuestro producto, calidad de los productos y todo aquel factor externos a la empresa que pueda perjudicar nuestra propuesta.

6. Cierre del proyecto.

El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que no quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse a través de un checklist o lista de control.

Las tareas clásicas a realizar dentro de esta fase son:

  • Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados (stakeholders).
  • Realización del backup del proyecto.
  • Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.
  • Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

Dato importante: especificar no es redactar mil hojas, sino lo contrario, brindar una solución práctica y confiable a nuestros clientes que les permita mejorar las condiciones de trabajo y del factor humano.

Por: Ing. Isaac Salinas Martínez – Ingeniero de proyectos
Con información de Lumiance

 

4 comentarios en «6 puntos claves para una planeación efectiva de proyectos »

  1. 1era. Parte.

    Me permito enviarles un cordial saludo a mis amigos de Iluminet y aprovechar la ocasión para saludar a mi estimado amigo y colega,el Ing.Juan Antonio Aguilar de Lumiance (a quien conozco desde que el estaba en Holophane y que también, al igual que el que suscribe ,es un egresado de la Carrera de Ingeniería Eléctrica del ESIME Zacatenco del IPN).

    En esta entrevista realizada al Ing. Aguilar,me voy a permitir emitir algunos comentarios complementarios (los cuales serán varios por el tipo de tema a tratar ) y los haré en diversas aportaciones .

    Me voy a permitir hacer unas aportaciones al siguiente párrafo,del cual considero hay muchos temas anecdotarios y de añoranza que se pueden comentar al respecto:

    ¿Cuántos de nosotros hemos trabajado o charlado con grandes eminencias, vendedores y especificadores de la «Época Dorada» de éste medio?, ¿Cuántas veces comentaron de la importancia de la especificación de un producto en un proyecto de iluminación? Pero hoy en día nos preguntamos ¿La forma de especificar de hace 10, 20 o 50 años sigue siendo efectiva? ¿Planeamos un proyecto con el mismo proceso?

    En relación a lo anterior,el Ing. Aguilar toca un punto muy interesante sobre quienes tuvimos la oportunidad de haber tenido contacto profesional o personal con grandes personajes de la Ingeniería de Iluminación de esa «Epoca Dorada» de los grandes expertos y maestros,de quienes voy a mencionar a algunos ,como lo fueron precisamente 3 de ellos quienes ya se nos adelantaron en el camino de la vida,como lo fueron los Ingenieros Adan Hernandez,Emilio Carranza y Carlos Alvarez ,entre los mas importantes,junto el tambien ya fallecido Ing. Arno Kosak y esperando aun se encuentren con nosotros como el Ing. Agustin Vizcarra o el Ing. Alberto Terrazas,no quisiera dejar de omitir al Ing. Rodrigo Guerrero y a otros tantos que trato de recordar y que me permito disculparme por omitirlos,los cuales formaron parte de esea «Epoca Dorada» de la Ingeniería de Iluminación»,que la estoy considerando desde la decada de los años 60 hasta la decada de los años 80 (30 años),la cual no tuve la oportunidad de vivir en su esplendor,ya que en la decada de los años 90,cuando inicie mi carrera profesional,aun pude tener la oportunidad de vivir el remanente de esa «Epoca Dorada».

    También es justo reconocer que durante los años 70,80 y parte de los años 90,existieron los mejores especificadores-vendedores que han existido dentro de la Ingeniería de Iluminación de nuestro país y que fueron precisamente de Holophane ,de Lumisistemas y de Crouse Hinds Domex.

    De igual forma durante esas décadas existieron las mejores empresas de iluminación de nuestro país,las cuales eran un reducido grupo de ellas y de las cuales egresaron grandes profesionales: Holophane,Lumisistemas, ILINSA, Bekolite (entre otras). Al igual que la creación de empresas mexicanas como Novalux,ELMSA,Multiduc (entre otras tantas).Marcas reconocidas de Lamparas como GE Lighting,Osram,Philips,Sylvania entre otras.

    La tecnología reinante en esa «Época Dorada»,era básicamente dominada por las Lamparas AM,VM,VSAP y VSAP ,las Fluorescentes T-12y las Incandescentes.

    Continuara en la 2da.Parte.

    Ing. Gabriel Torres Aguilar.
    Gerente Técnico.
    L.J. Iluminación,S.A. de C.V.

    Responder
  2. Estimado Amigo y colega, que gran reseña de la época «Dorada de la iluminación», que como bien mencionas nos toco disfrutar en la ultima etapa, pero nos permitió todavía conocer y aprender de los grandes maestros del noble medio de la iluminación, en ese medio en el que por mucho tiempo las lámparas HID y fluorescentes eran las grandes protagonistas de los proyectos, y en donde los cambios fluían lentos y solo había mejora en los quemadores (pasar del cuarzo, a la alúmina policristalina) en las lamparas de aditivos metálicos, o del tamaño del bulbo en las lámparas fluorescentes (del viejo T12 al T8 y T5), pero el principio de funcionamiento seguía siendo el mismo, por lo que los luminarios no cambiaron de forma en décadas. Como olvidar esas batallas por la especificación de nuestros productos en los grandes proyectos nacionales (Holophane-Lumisistemas-Crouse Hinds) en dónde ganaba el que mejor aprovechaba las ventajas que sus equipos ofrecían dando al cliente la seguridad de que adquiría un producto de alta calidad y que le garantizara un excelente desempeño, y que ahora con los grandes desarrollos en la tecnología de estado solido (LED) y con la gran competencia que se ha abierto en el mercado, el precio es el que muchas veces dicta la compra y esto no es precisamente garantía del buen funcionamiento de los equipos para el cliente, que grandes momentos y experiencias amigo, nos ha tocado transitar de una época romántica a una época actual en donde los grandes avances en materia de iluminación se dan en semanas, dejando obsoletos en muchos casos luminarios que apenas van saliendo al mercado, tal y como pasa con los teléfonos celulares o las computadoras, esto ha ocasionado que el mercado haya evolucionado y que ahora los enormes inventarios que manejaban los grandes distribuidores (lámparas y balastros) se hayan reducido al mínimo y al casi desaparecer el mercado de la reposición, con la introducción de los equipos con LED integrados ya que nadie se va a inventariar con equipos que a unas cuantas semanas se vuelvan obsoletos. Que recuerdos amigo, a mi me toco todavía convivir y aprender con: Don Carlos Álvarez (QEPD), Juan Manuel Giffard, Alejandro González, Samuel Martínez, Jaime Martínez, Luis Alfonso Aguilar, Eliseo Matías, Armando Sánchez, Enrique Caraza (QEPD). Entre otros muchos compañeros y colegas que se han vuelto mis grandes amigos en este fabuloso medio.

    Un abrazo estimado Gabriel y un agradecimiento a Iluminet por esta oportunidad que nos da de regresar en el tiempo y volver a recordar esa excelente etapa de nuestra vida.

    Ing. Juan Antonio Aguilar
    Gerente de Proyectos
    Lumiance

    Responder
  3. Estimado amigo y colega,te agradezco tus comentarios y en efecto los tiempos han cambiado dentro de la Ingeniería de Iluminación,que hemos tenido la oportunidad de vivir al menos en los últimos 30 años en México.Tienes toda la razón de que hubo una época romántica dentro de los Sistemas de Iluminación de antaño,que ahora desafortunada mente se esta perdiendo y que al menos los que somos de generaciones no tan atrás,debemos conservarlas y tratar que perduren,como una encomienda de esos grandes maestros de la Ingeniería de Iluminación,que nos las enseñaron y compartieron hace años.

    Recibe cordiales saludos y a la brevedad continuare con los siguientes comentarios.

    Ing.Gabriel Torres Aguilar.
    Gerente Técnico.
    L,J, Iluminacion.

    Responder

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